Wirtualne biuro (inaczej e-biuro) to usługa wynajęcia miejsca prowadzenia działalności, świadczona przez firmy posiadające przestrzeń biurową oraz kadrę pracowników.
Założenie własnej firmy wiąże się z bardzo dużymi kosztami, a bardzo często najwięcej z nich pochłania wynajem lokalu. Ustawa z dnia 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 18 listopada 2015, poz. 1893) mówi o tym, że każda osoba prowadząca taką działalność musi posiadać adres i tytuł prawny do lokalu. Posiadanie biura jest konieczne z uwagi na kontrole Urzędu Skarbowego.
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Pytanie to zadaje sobie wiele osób i często boi się współpracy z wirtualnym biurem. Usługa ta w świetle prawa jest legalna, pod warunkiem, że firma, która ją świadczy posiada zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim. Ważna jest sala konferencyjna lub biuro, które może wynająć spółka lub przedsiębiorca.
Jakie usługi oferują wirtualne biura?
Wirtualne biuro udostępnia nam swój adres oraz skrzynkę pocztową. Pracownik takiego biura jest upoważniony do odbioru i skanowania korespondencji. Doskonałym przykładem profesjonalnego wirtualnego biura jest mBiuro, które posiada w swojej ofercie kilka bardzo elastycznych pakietów, obsługę sekretarską, usługę księgowości i wynajem sal konferencyjnych w największych miastach w całej Polsce. Wszystkie biura znajdują się w bardzo prestiżowych lokalizacjach. Miejsce, w jakim chcemy wynająć adres jest jedną z bardziej znaczących kwestii w przypadku podjęcia decyzji o skorzystaniu z usług wirtualnego biura.
Dla kogo wirtualne biuro?
Ten rodzaj usługi doskonały jest przede wszystkim dla firm, które nie potrzebują stacjonarnego miejsca pracy, a jedynie adresu. To również bardzo dogodne rozwiązanie dla międzynarodowych korporacji bądź mniejszych firm, które chcą otworzyć nowy oddział w mieście lub kraju.
Do grona klientów takich biur należą:
- start upy
- freelancerzy
- kancelarie prawne i podatkowe
- małe i średnie firmy, które otwierają oddział w nowym mieście
- sklepy internetowe
- firmy szkoleniowe i rekrutacyjne
- zagraniczne spółki
Wirtualne biuro a oszczędności
Główną zaletą korzystania z usług wirtualnego biura są duże oszczędności, które są szczególnie ważne dla przedsiębiorców rozpoczynających swoją działalność.
Opłaty wahają się w granicach od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Bardzo często można też skorzystać z rabatów dla nowych lub stałych klientów. Wynajem lub kupno lokalu w prestiżowych lokalizacjach wiąże się niestety z ogromnymi kosztami, na które wielu nowych przedsiębiorców nie może sobie pozwolić.
Jeżeli firma świadczy usługi księgowe, to dodatkowo pozwoli zaoszczędzić bardzo dużo czasu i stresu – wykwalifikowane osoby zadbają o dokumenty czy kontakt z Urzędem Skarbowym. Unikniemy też kontroli skarbowych w domu. Wirtualne biuro to także oszczędności na wyposażeniu biura: meblach, sprzęcie biurowym, akcesoriach i materiałach eksploatacyjnych. Można też zaoszczędzić pieniądze na zatrudnieniu pracowników – osoba z wirtualnego biura odbierze za nas korespondencję, zeskanuje ją, a nawet odbierze telefon, jeżeli firma oferuje usługę przydzielenia dedykowanego numeru telefonu i obsługi sekretarskiej.
