Obowiązek rejestracji do VAT zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy o VAT dotyczy osób prawnych, osób fizycznych oraz jednostek organizacyjnych, które nie posiadają osobowości prawnej i wykonują samodzielnie działalność gospodarczą jako: handlowcy, producenci, rolnicy, usługodawcy (w tym osoby pozyskujące zasoby naturalne). Rejestracja dotyczy też osób, które wykonują wolne zawody.
Istnieje również grupa czynności, których wykonywanie zobowiązuje do rejestracji do VAT. Są to:
- dostawy terenów budowlanych
- świadczenie usług prawniczych i jubilerskich
- podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski
- dostawy nowych środków transportu
- świadczenie usług w zakresie doradztwa z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz zwierząt
Przedsiębiorca nie ma obowiązku rejestracji do VAT w przypadku, kiedy wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 200 tys. złotych. W przypadku przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność w danym roku, limit ten uwzględnia się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.
Podatnik jest zobowiązany do zgłoszenia rejestracyjnego:
- przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, gdy podatnik rozpoczynający działalność zrezygnuje ze zwolnienia ze względu na wysokość obrotów
- przed dniem dokonania pierwszej dostawy towarów lub świadczenia usług innych niż zwolnione od podatku – w przypadku rozpoczęcia dokonywania tej dostawy lub świadczenia usług
- przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia – w przypadku utraty prawa do zwolnienia
- przed rozpoczęciem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia – w przypadku rejestracji ze zwolnienia
Za wydanie potwierdzenia rejestracji podatnika jako podatnika VAT czynnego lub VAT zwolnionego (formularz VAT-5), Naczelnik Urzędu Skarbowego pobiera opłatę skarbową w wysokości 170zł.
Od 2015 roku nie ma obowiązku otrzymania potwierdzenia i tym samym uiszczenia opłaty. Co więcej, jeśli pierwsze zgłoszenie rejestracyjne VAT-R może zobowiązywać do opłaty skarbowej, to jego aktualizacja będzie już darmowa.
Rejestrację do VAT można zrealizować w Urzędzie Skarbowym:
- właściwym dla siedziby twojego podmiotu – przypadku, gdy prowadzimy firmę jako osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub jednostka organizacyjna, która nie ma osobowości prawnej (np. stowarzyszenie)
- właściwym dla miejsca twojego zamieszkania- w przypadku, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą
- właściwego dla miejsca prowadzenia działalności – w przypadku, gdy nie masz w Polsce siedziby, ale posiadasz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
- do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście – jeżeli nie posiadasz stałego miejsca prowadzenia działalności ani siedziby
Zgłoszenie rejestracyjne składa się na formularzu VAT-R. Należy wybrać jeden z wariantów :
- rejestracja jako podatnik czynny
- rejestracja jako podatnik zwolniony – wówczas nie trzeba składać formularza VAT-R
Można je złożyć osobiście, za pośrednictwem poczty lub elektronicznie poprzez e-Deklaracje (jeśli posiadamy podpis kwalifikowany).
Podmioty zagraniczne mogą być również poproszone o następujące dokumenty:
- umowa spółki
- aktualny odpis z Rejestru Handlowego (w kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia i kopia wersji obcojęzycznej
- aktualne potwierdzenie rejestracji do VAT (w kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia i kopia wersji obcojęzycznej
- umowa z bankiem będąca potwierdzeniem otwarcia rachunku bankowego na terenie Polski
- dokładny opis działalności (z podaniem kodu PKD 2007), wraz z oświadczeniem czy spółka posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski, zaplecze osobowe, techniczne i biurowe
- akt notarialny lub umowa pomiędzy przedstawicielem podatkowym a spółką – w przypadku spółek spoza UE
Rejestracja do VAT- UE jest obowiązkowa dla :
- czynnych podatników VAT , którzy dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub dostawy towarów
- podmiotów, które nabywają usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy VAT
- podmiotów świadczących usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych nie będącymi takimi podatnikami, zindentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej
Po dokonaniu rejestracji jako podatnik VAT-UE, przedsiębiorca uzyskuje prawo do posługiwania się numerem VAT-UE, który jest jego numerem NIP z przedrostkiem PL.
